Informačná povinnosť prevádzkovateľa

(ďalej aj ako „zásady OOÚ“)

podľa čl. 13 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) v súlade s § 19 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon“).

PREVÁDZKOVATEĽ:

Obchodné meno: FREEDOM Juniors, s. r. o.

Sídlo: Slovanská cesta 926/8 022 01 Čadca

IČO: 43978916

zapísaný v ORSR OS Žilina, oddiel: Sro, vložka č. 20300/L

Kontaktné údaje Prevádzkovateľa:  Kontaktná osoba: Ing. Michaela Slobodová

0908 456 226 michaela.slobodova@freedomjuniors.eu Slovanská cesta 926/8 022 01 Čadca

Dotknutou osobou je fyzická osoba, ktorej osobné údaje spracúvame, najmä, nie však výlučne sú to zamestnanci a klienti. Takéto dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely disponujú právami, ktoré si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky u kontaktnej osoby prevádzkovateľa. Dotknutá osoba ste VY.

Právo na prístup k osobným údajom

t.j. právo získať od kompetentnej osoby potvrdenie o tom, či dochádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby, ktorá svoje právo uplatnila, ako aj právo získať prístup k týmto údajom. Ako dotknutá osoba máte nárok na prístup k informáciám o: účeloch spracúvania, kategórii dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o dobe spracúvania a uchovávania, o postupe v každom aickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania a i. (čl. 15 Nariadenia). Ako prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami  a identifikátormi. Na základe žiadosti dotknutej osoby vystaví prevádzkovateľ potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje dotknutej osoby, ktoré sa jej týkajú. Pokiaľ prevádzkovateľ tieto údaje spracúva, vystaví na základe žiadosti kópiu týchto osobných údajov dotknutej osoby. Vystavenie prvej kópie je bezplatné. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré osoba požiada, bude prevádzkovateľ účtovať poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom, ktoré mu s vystavením kópie vzniknú. Pokiaľ osoba požiada o informácie formou elektronických prostriedkov, budú jej poskytnuté v bežne používanej elektronickej podobe, a to formou e-mailu, pokiaľ nepožiada o iný spôsob.

Právo na obmedzenie spracúvania

je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania.

Právo na opravu

pokiaľ o nej prevádzkovateľ eviduje nesprávne osobné údaje. Zároveň má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov. Prevádzkovateľ vykoná opravu, prípadne doplnenie osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, čo ho dotknutá osoba požiada.

Právo na výmaz

„zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré sa jej /dotknutej osoby/ týkajú. Toto právo dotknutej osoby je však vzhľadom na svoju povahu a závažnosť obmedzené stanovením ďalších predpokladov, t.j. prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu po uplatnení tohto práva dotknutou osobou vymaže osobné údaje, ak je splnený niektorý z nasledujúcich predpokladov:  a) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali; b) dotknutá osoba odvolá súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; c) dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu osobných údajov; d)osobné údaje sa spracúvali nezákonne; e) je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo f) osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti osobe mladšej ako 16 rokov.

Dotknutá osoba nebude mať právo na výmaz osobných údajov za predpokladu, že je ich spracúvanie potrebné:  a) na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie; b) na splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi; c) z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia; d) na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, pokiaľ je pravdepodobné, že právo na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania, alebo e) na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Prevádzkovateľ vykoná výmaz osobných údajov dotknutých osôb na základe žiadosti, a to bez zbytočného odkladu po tom, čo vyhodnotí, že žiadosť dotknutej osoby je dôvodná.

Právo podať návrh na začatie konania

Dotknutá osoba má právo podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, pokiaľ sa domnieva, že boli porušené jej práva v oblasti ochrany osobných údajov.

Právo namietať

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu jej osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie. Môže namietať spracúvanie jej osobných údajov na základe a)právneho titulu plnenia úloh realizovaných vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, alebo z právneho titulu oprávneného záujmu prevádzkovateľa; b)spracúvania osobných údajov na účely priameho marketingu; c)spracovania na účely vedeckého či historického výskumu alebo na štatistické účely. Doručenú námietku v primeranom čase posúdime. V tomto prípade nesmieme ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.

Právo na prenosnosť osobných údajov

ako dotknutá osoba máte právo, aby osobné údaje, ktoré ste poskytla prevádzkovateľovi, preniesol ďalšiemu prevádzkovateľovi v bežne používateľnom a strojovo čitateľnom formáte za predpokladu, že osobné údaje boli získané na základe súhlasu dotknutej osoby alebo na základe zmluvy a ich spracovanie prebieha formou aizovaných prostriedkov.

Ďalšie informácie:

– Účelom spracúvania osobných údajov je dôvod, pre ktorý prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb v informačných systémoch na konkrétne určených právnych základoch. Každé spracúvanie osobných údajov je založené na konkrétnom právnom základe a za konkrétne určeným, oprávneným a výslovne uvedeným účelom.

– Za účelom maximálnej ochrany Vašich osobných údajov sme ako Prevádzkovateľ prijali primerané personálne, organizačné i technické opatrenia. Našim cieľom je v čo najväčšej miere zabrániť, resp. znížiť riziko úniku, zneužitia, zverejnenia alebo iného použitia Vašich osobných údajov. V prípade, ak by nastala skutočnosť, ktorá pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, ako dotknutá osoba budete bezodkladne kontaktovaná (čl. 34 Nariadenia).

– V záujme zachovania zásad spracúvania osobných údajov, ktoré ustanovuje Nariadenie, ako aj zákon, najmä zásady minimalizácie osobných údajov, požadujeme od Vás ako od dotknutej osoby iba tie osobné údaje, ktoré nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Upozorňujeme Vás, že neposkytnutie týchto povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.

Účely spracúvania, právny základ, kategórie príjemcov, doba uchovávania, info o cezhraničnom prenose, kategórie dotknutých osôb a informácie o aizovanom rozhodovaní vrátane profilovania rozdelené podľa jednotlivých informačných systémov:

EVIDENCIA UCHÁDZAČOV O ZAMESTNANIE

Účel spracúvania osobných údajov

Účel vedenia databázy uchádzačov o zamestnanie, ktorí prevádzkovateľovi zaslali žiadosti o prijatie do zamestnania, a to dobrovoľne, na základe výberového konania alebo bez vypísaného výberového konania so zámerom možného kontaktovania o vyhlásenom výberovom konaní v budúcnosti v prípade, ak prevádzkovateľ momentálne nemá vhodné voľné pracovné miesto, alebo ho obsadí iným uchádzačom

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

IT správca

Advokát, audítor

Lehoty na vymazanie os. Údajov
  • 1 rok odo dňa zaslania žiadosti o prijatie do zamestnania
  • Bezodkladne po jeho odvolaní

Kategórie dotknutých osôb

Uchádzač o zamestnanie

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA ZAMESTNANCOV

Účel spracúvania osobných údajov

Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov, najmä nie však výlučne:

  • Výber zamestnancov
  • Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovnoprávnym vzťahom a obdobným vzťahom
  • plnenie povinností zamestnávateľa voči sociálnej poisťovni
  • plnenie povinností zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni
  • plnenie povinností zamestnávateľa na úseku BOZP, ochrany pred požiarmi a pracovnej zdravotnej služby
  • plnenie daňových povinností zamestnávateľa
  • mzdová politika zamestnávateľa
  • evidencia dochádzky zamestnancov prostredníctvom dochádzkových kariet
  • evidencia výstupov z lekárskych preventívnych prehliadok vo vzťahu k práci zamestnancov za účelom naplnenia povinností vyplývajúcich z predpisov v oblasti ochrany zdravia

Právny základ

Ústava Slovenskej republiky, zákon č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (Školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 317/2009 Z. z. o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Výber zamestnancov

zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
zákon č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov
zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov

plnenie povinností zamestnávateľa  súvisiacich

s pracovno-právnym vzťahom a obdobným vzťahom

zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
zákon č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov
zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov
zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

plnenie povinností zamestnávateľa voči sociálnej poisťovni

zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov
zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa  a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov

plnenie povinností zamestnávateľa voči zdravotnej poisťovni

zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

kolektívne pracovnoprávne vzťahy

zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
§ 229 až § 250a zákona č.311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Kolektívna zmluva

plnenie povinností zamestnávateľa na úseku BOZP, ochrany pred požiarmi a pracovnej zdravotnej služby

zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov                                                                                            zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon č. 577/2004 Z. z. o rozsahu zdravotnej starostlivosti uhrádzanej na základe verejného zdravotného poistenia a o úhradách za služby súvisiace s poskytovaním zdravotnej starostlivosti v znení neskorších predpisov,

zákon č. 578/2004 Z. z. o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctvea o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

vyhláška MZ SR č. 448/2007 Z. z. o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík a o náležitostiach návrhu na zaradenie prác do kategórií

branná povinnosť

zákon č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

plnenie daňových povinností

zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

zákon NR SR  č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

mzdová politika zamestnávateľa

zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov
zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov
zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
 

Evidencia zdravotných posudkov zamestnancov o ich spôsobilosti na prácu

Zákon č. 355/2007 Z.z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Zákon č. 124/2006 Z.z. o o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Oprávnený záujem zamestnávateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, pričom hlavný záujem zamestnávateľa je prideľovať prácu zamestnancovi druhu a rozsahu korešpondujúceho zdravotnému stavu zamestnanca, ako aj predchádzanie vzniku chorôb z povolania a umožniť prispôsobenie pracovných podmienok zdravotnému stavu zamestnanca.
 

Kontrola dochádzky zamestnancov

Plnenie zákonnej povinnosti – Zákonník práce

Kategórie príjemcov

Sprostredkovateľ na spracúvanie personálnej agendy, sprostredkovateľ na spracúvanie mzdovej agendy,

sprostredkovateľ – technik BOZP, PO

sprostredkovateľ na spracúvanie agendy pracovnej zdravotnej služby,

Úrad vlády, Sociálna poisťovňa, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti,

Daňové úrady, Exekútor, Okresné súdy, orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

audítor, advokát

zamestnanci, zamestnanecký dôverník

Lehoty na vymazanie os. údajov

(uvedené lehoty sú po skončení PP)

Osobné spisy zamestnancov (Manažérska zmluva, Zmluvy o výkone funkcie, Pracovná zmluva vrátane dodatkov, Preberacie protokoly, Hodnotenia zamestnancov, Menovacie listy, Osvedčenia, Žiadosti zamestnancov, Výpis z RT, Pracovné úrazy zamestnancov)

70 rokov

Mzdové listy a údaje z nich potrebné pre dôchodkové zabezpečenie a nemocenské poistenie, Výkazy a prehľady miezd

50 rokov

Výplatné listiny, Evidencia dochádzky, Priepustky, Dovolenky, Rôzne podklady ku mzdám a odmenám

5 rokov

Záznamy o školení zamestnancov, BOZP dokumentácia

10 rokov

Kategórie dotknutých osôb

uchádzači o zamestnanie,

zamestnanci,

manželia alebo manželky zamestnancov,

vyživované deti zamestnancov,

rodičia vyživovaných detí zamestnancov,

blízke osoby,

bývalí zamestnanci

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

PROPAGÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA

Účel spracúvania osobných údajov

Zverejňovanie fotografií zamestnancov a dotknutých osôb (verejnosti) so zámerom budovať dobré meno prevádzkovateľa, propagovať prevádzkovateľa na jeho webovom sídle, vo vnútorných administratívnych priestoroch, na sociálnych sieťach, prípadne na intranete.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Audítor, advokát

poverení zamestnanci

náštevníci soc. Sietí, intranetu alebo webovej stránky

Lehoty na vymazanie os. údajov

Propagačné filmy, fotografické materiály viažuce sa ku prevádzkovateľovi

2 roky po naplnení účelu spracúvania, resp. 30 dní po odvolaní súhlasu

Kategórie dotknutých osôb   

zamestnanci prevádzkovateľa IS,

verejnosť.

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Vzhľadom na účel spracúvania osobných údajov a možnosti využitia technológii môže dôjsť k cezhraničnému spracúvaniu osobných údajov za podmienky zachovania všetkých ustanovení Nariadenia „GDPR“

EVIDENCIA ZAMESTNANCOV – VIZITKY 

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania je vedenie evidencie zamestnancov v záujme poskytnutia ich osobných údajov v rozsahu tzv. „vizitky“ obchodným partnerom, klientom a i.; vyhotovenie vizitiek v papierovej podobe, elektronickej podobe, uvedenie kontaktných údajov v záhlaví dokumentov alebo v päte e-mailov; zverejnenie týchto údajov na oficiálnej webovej stránke prevádzkovateľa ako zamestnávateľa a ďalšie úkony, na ktoré zamestnávateľa oprávňuje § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR. Hlavný záujem je uplatniť oprávnenie vyplývajúce z § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, t.j. „Prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby je oprávnený poskytovať t.j. spracúvať jej osobné údaje alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných povinností, služobných povinností alebo funkčných povinností dotknutej osoby (zamestnanca).“

Uvedenie osobných údajov zamestnanca nenarušuje jeho vážnosť, dôstojnosť ani bezpečnosť.

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

obchodní partneri, klienti, zákazníci

potencionálni partneri

návštevník oficiálnej webovej stránky prevádzkovateľa,

osoba, ktorej bola odovzdaná vizitka zamestnanca (dotknutej osoby) za účelom kontaktovania

príjemca e-mailovej korešpondencie

advokát, audítor

Lehoty na vymazanie os. údajov

30 dní odo dňa skončenia pracovného pomeru zamestnanca zamestnávateľ odstráni zverejnené údaje.

Kategórie dotknutých osôb   

Zamestnanec

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov: Vzhľadom na účel spracúvania osobných údajov a možnosti využitia technológii môže dôjsť k cezhraničnému spracúvaniu osobných údajov za podmienky zachovania všetkých ustanovení Nariadenia „GDPR“

MONITOROVANIE ZAMESTNANCOV

Účel spracúvania osobných údajov

monitorovanie zamestnancov z dôvodu sledovania a dodržiavania pracovnej disciplíny v zmysle Zákonníka práce prostredníctvom: IP adresy, kamier, výpisom hovorov, e-mailov

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia.

Hlavným oprávneným záujmom je uplatnenie § 13 ods. 4 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov pri kumulatívnom naplnení obligatórnej podmienky oboznámenia zamestnancov.

Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Podľa registratúrneho poriadku

Kategórie dotknutých osôb   

zamestnanci prevádzkovateľa

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

ZAMESTNANECKÝ DÔVERNÍK

Účel spracúvania osobných údajov

Spracúvanie osobných údajov kandidátov na výkon funkcie zamestnaneckého dôverníka a spracúvanie jeho  osobných údajov pre účely posúdenia pasívneho volebného práva (právo  byť volený) a následného evidovania údajov o zvolenej osobe/osobách. Podmienky pre zamestnaneckého dôverníka sú stanovené zákonom č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov.

Právny základ

§ 234 a i. zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát, audítor

kompetentné orgány

Lehoty na vymazanie os. údajov

Podľa registratúrneho poriadku

Kategórie dotknutých osôb   

zamestnanci prevádzkovateľa IS,

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

MONITOROVANIE EXTERNÉHO SPOLUPRACOVNÍKA PRI VÝKONE PREDMETU ZMLUVY

Účel spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ spolupracuje pri vykonávaní činnosti okrem zamestnancov i s externými spolupracovníkmi, ktorí ako obchodní partneri realizujú činnosť v mene prevádzkovateľa, na jeho účet a na zodpovednosť prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ zabezpečuje pre externého spolupracovníka i ďalšie úkony, ako je i poučenie BOZP na konkrétnych pracoviskách. Pre účely plnenia obchodnoprávneho vzťahu uzatvoreného s externým spolupracovníkom boli externému spolupracovníkovi vytvorené podmienky obdobné zamestnancom.

Vzhľadom na rozsah zodpovednosti, ako i spôsob úhrady odmeny za vykonanú činnosť sa prevádzkovateľ rozhodol, že v prípade súhlasu externého spolupracovníka bude plnenie predmetu zmluvy voči prevádzkovateľovi prevádzkovateľ  externého spolupracovníka monitorovať prostredníctvom: kontroly IP adresy zariadení prevádzkovateľa ponechaných pre účely zmluvy externému spolupracovníkovi, kontrolou a/alebo preposielaním služobnej e-mailovej korešpondencie, kontrolou výpisov hovorov mobilných zariadení prevádzkovateľa ponechaných pre plnenie zmluvy externému spolupracovníkovi.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) a čl 9 ods. 2 písm. a)  Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Po dobu, po ktorú bol súhlas udelený, t.j. …….., resp. bez zbytočného odkladu, najneskôr 5 dní po odvolaní súhlasu dotknutej osoby.

Kategórie dotknutých osôb   

Externí spolupracovníci prevádzkovateľa IS

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk  s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane aického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.

Právny základ

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,

Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 55/2017 Z.z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 583/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov

Príslušné daňové úrady, Finančné riaditeľstvo a iné orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

sprostredkovateľ na spracovanie účtovníctva,

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

(uvedené lehoty sú podľa registratúrneho poriadku)

Správy audítora, Výročné správy, Finančné plány

10 rokov

Faktúry

10 rokov

Interné doklady

10 rokov

Pokladňa

10 rokov

Vymáhanie pohľadávok

5 rokov

Bankové výpisy

10 rokov

Štatistika ročná

10 rokov

Štatistika – mesačná a kvartálna

5 rokov

Účtovné závierky

10 rokov

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby – zamestnanci prevádzkovateľa,

dodávatelia a odberatelia – fyzické osoby, SZČO

zamestnanci dodávateľov a odberateľov,

zástupcovia dodávateľov a odberateľov

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

PRÁVNE VZŤAHY

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je zabezpečenie vedenia právnej agendy (napr. prvostupňové konanie, vybavovanie opravných prostriedkov, vybavovanie súdnych sporov, zastupovanie v právnych veciach, uplatňovanie rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, navrhovanie opatrení s organizačno-právnym dosahom, atď.).

Účelom spracúvania osobných údajov je v rámci tejto agendy aj  zabezpečenie svojich nárokov z neuhradených záväzkov dlžníkov – t.j. vymáhanie pohľadávok od dlžníkov. Do tejto agendy spadá spracúvanie osobných údajov za účelom uspokojenia veriteľa (t.j. prevádzkovateľa) v plnej výške od zasielania urgencií, výziev,  podania návrhu na príslušný súd SR alebo rozhodcovský súd, vymáhanie právoplatného rozhodnutia podaním návrhu na výkon exekúcie exekútorovi, prihlásenie pohľadávky do konkurzu alebo reštrukturalizácie a ďalšie kroky spojené s uplatnením nároku na úhradu dlžnej sumy.

Právny základ

Zákon č. 460/1992 Zb. Ústava Slovenskej republiky  v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 161/2015 Z.z. Civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon,

Zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok,

Zákon č. 71/1967 Správny poriadok,

Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení,

zákon č. 586/2003 Z.z.  o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov,

Zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení

Kategórie príjemcov

  • súdne orgány
  • exekútorské úrady
  • orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,
  • advokát, audítor
  • dlžník a jeho právny zástupca
  • intervenient a iné osoby zúčastnené v konaní
  • poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. Údajov

3 až 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu

Kategórie dotknutých osôb   
  • zamestnanci prevádzkovateľa IS,
  • dlžníci,
  • protistrany v sporoch,
  • iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania.

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

ZMLUVNÉ VZŤAHY

Účel spracúvania osobných údajov

Sledovanie dodržiavania právnych predpisov, obstarávanie právnych záležitostí, skúmanie a pripravovanie zmluvných vzťahov, prevodov majetku, nájomných zmlúv, kúpnych zmlúv.

Ďalej je to zúčastňovanie sa na vypracovaní zmlúv v rámci dodávateľsko – odberateľských vzťahov, uplatňovanie práva na plnenie záväzkov zo zmlúv a majetkových sankcií, práv na náhradu škody a pod. 

Právny základ

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky  zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č.372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov

zmluvy uzatvorené v zmysle vyššie uvedených právnych predpisov.

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy

podľa príslušných právnych predpisov

Banky

Zákon č. 483/2001 Z. z. o bankách v znení neskorších predpisov

Poisťovne

Zákon č. 39/2015 Z.z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Slovenská pošta a Kuriérske spoločnosti

Zákon č. 324/2011 Z. z. o poštových službách v znení neskorších predpisov

Dodávatelia

zmluvný základ

Súdy, orgány činné v trestnom konaní

Zákony č. 160/2015 Z.z. civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov,

č. 161/2015 Z.z. civilný mimosporový poriadok v znení neskorších predpisov, 

č. 162/2015 Z.z. správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov a

zákon č.301/2005 Z. z. trestný poriadok v znení neskorších predpisov

Audítor účtovnej závierky

Zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve  v znení neskorších predpisov

Audítor, advokát

  

Lehoty na vymazanie os. údajov

–  Evidencia významných zmlúv – Zmluvy s mestami, zmluvy k nehnuteľnostiam

10 rokov

Evidencia ostatných zmlúv (Centrálne výbery, Dodávateľské, Odberateľské, Poradenské zmluvy , Poistné zmluvy, Leasingové zmluvy, Investície, Úverové zmluvy, Nájmy a pod.)

10 rokov

– Poistné udalosti

10 rokov

Kategórie dotknutých osôb   

zmluvná strana – fyzická osoba

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

SPRÁVA REGISTRATÚRY

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.

Právny základ

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach,

Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

Kategórie príjemcov

orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Korešpondencia – nezahrnutá v iných položkách

5 rokov

Registratúra

10 rokov

Kategórie dotknutých osôb   

dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA SZČO

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je príprava a vedenie dodávateľsko-odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.

Právny základ

Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,

Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a  súvisiacimi právnymi predpismi.

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy

Kategórie dotknutých osôb   

odberateľ/dodávateľ – samostatne zárobkovo činná osoba

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie databázy zástupcov, zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov.

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je zabezpečenie kontaktov v rámci bezporuchového plynutia obchodných vzťahov, ako aj uplatnenie § 78 od. 3 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Kategórie príjemcov

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko-odberateľských vzťahov

Kategórie dotknutých osôb   

fyzická osoba – zástupca / zamestnanec dodávateľa, odberateľa

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.

Právny základ

Čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb  pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

1 rok odo dňa vybavenia žiadosti

Kategórie dotknutých osôb   

fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti
na prevádzkovateľa so žiadosťou uplatniť svoje práva

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

EVIDENCIA SPOLOČNÍKOV SPOLOČNOSTI S RUČENÍM OBMEDZENÝM

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je vedenie zoznamu – evidencie spoločníkov spoločnosti s ručením obmedzeným.

Právny základ

§118 Zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

„Spoločnosť vedie zoznam spoločníkov, do ktorého sa zapisuje meno, bydlisko a rodné číslo fyzickej osoby spoločníka alebo obchodné meno, alebo názov, sídlo a identifikačné číslo právnickej osoby spoločníka s uvedením výšky vkladu a rozsahu jeho splatenia. V prípade zahraničnej právnickej osoby sa identifikačné číslo uvádza, ak je pridelené; pri zahraničnej fyzickej osobe sa uvádza jej dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené. Každý spoločník má právo nahliadať do zoznamu spoločníkov; spoločnosť je povinná na žiadosť spoločníka vydať mu výpis zo zoznamu spoločníkov.“

Kategórie príjemcov

  • súdne orgány
  • exekútorské úrady
  • orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov,
  • advokát, audítor
  • spoločníci a štatutárne orgány s.r.o.
  • poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

10 rokov odo dňa ukončenia účasti spoločníka v spoločnosti

Kategórie dotknutých osôb   

Spoločník spoločnosti

Bývalý spoločník spoločnosti

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

ZMLUVNÉ VZŤAHY – KLIENTI FO

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb – klientov pri objednávke služieb alebo tovarov poskytovaných prevádzkovateľom na základe objednávky (telefonickej, e-mailovej, cez objednávkový formulár na webe)

Právny základ

Zmluvný vzťah  medzi prevádzkovateľom a zákazníkom založený potvrdenou objednávkou alebo zmluvou v rámci predmetu podnikania prevádzkovateľa,   povolený Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom,

Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a  súvisiacimi právnymi predpismi. /Čl. 6 ods. 1 písm. b)/ Spracovanie osobných údajov Fyzickej osoby – zákazníka je nevyhnutné na plnenie predmetu zmluvného vzťahu, ktorého zmluvnou stranou je dotknutá osoba – zákazník

Kategórie príjemcov

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, 

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

Evidencia klientov (faktúry, objednávky, reklamácie)

5 – 10 rokov

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby – klienti

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

DUÁLNE VZDELÁVANIE

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci agendy odborného vzdelávania a prípravy výchovno-vzdelávacieho procesu žiakov je plnenie povinností vyplývajúcich zo zákona č. 61/2015 Z.z. o odbornom vzdelávaní a príprave a o zmene a doplnení niektorých zákonov, ktorým sa ustanovujú podmienky, formy, spôsob, príp. miesto výkonu praktického vyučovania žiaka priamo u zamestnávateľa (prevádzkovateľ)  na pracovisku praktického vyučovania, a to konkrétne pri uzatváraní:

  1. Zmluvy o duálnom vzdelávaní so strednou odbornou školou,
  2. Učebnej zmluvy

ako aj pri ďalších postupoch zamestnávateľa (prevádzkovateľ)  v procese zabezpečenia praktického vyučovania v súlade s ustanovenou organizáciou výchovy a vzdelávania v stredných školách.

Právny základ

zákon č. 61/2015 Z. z. o odbornom vzdelávaní a príprave a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Kategórie príjemcov

Odborne spôsobilí zamestnanci – majster odbornej výchovy, učiteľ odbornej výchovy, hlavný inštruktor, inštruktor

orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, najmä Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky, samosprávne kraje, príslušné stavovské organizácie alebo príslušné profesijné organizácie

auditor, advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

Podľa registratúrneho poriadku

Kategórie dotknutých osôb   

Plnoletý žiak, neplnoletý žiak a jeho zákonný zástupca

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

Kontaktný formulár

Účel spracúvania osobných údajov

V predmetnom informačnom systéme dochádza k spracúvaniu osobných údajov fyzických osôb, ktoré kontaktovali prevádzkovateľa prostredníctvom kontaktného formuláru prístupného na webovom sídle spoločnosti. Prevádzkovateľ spracúva uvedené údaje pre účely odpovedania a následnej komunikácie s konkrétnou osobou.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. b) tzv. predzmluvné vzťahy: spracúvanie je nevyhnutné aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy

Kategórie príjemcov

poverení zamestnanci

advokát, audítor

Lehoty na vymazanie os. údajov

Bezodkladne po ukončení komunikácie a predzmluvných vzťahov. V prípade uzatvorenia zmluvy prevádzkovateľ spracúva osobné údaje fyzickej osoby v inom informačnom systéme. V prípade neuzatvorenia zmluvy prevádzkovateľ pristúpi k likvidácii osobných údajov bez zbytočného odkladu od ukončenia komunikácie a preukázateľného ukončenia negociačného procesu.

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby, ktoré kontaktovali prevádzkovateľa s dopytom prostredníctvom kontaktného formuláru.

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

PROPAGÁCIA PREVÁDZKOVATEĽA – fotografie zákazníkov, referencie

Účel spracúvania osobných údajov

Evidovanie a zverejňovanie fotografií zákazníkov v súvislosti so zakúpeným tovarom alebo poskytnutou službou (referencie) so zámerom budovať dobré meno prevádzkovateľa, propagovať prevádzkovateľa prezentovaním práce (tovarov a služieb)prevádzkovateľa na webovej stránke  prevádzkovateľa, vo vnútorných administratívnych priestoroch, na sociálnych sieťach, prípadne na intranete.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. údajov

5 rokov odo dňa udelenia súhlasu alebo bez zbytočného odkladu po jeho odvolaní.

Kategórie dotknutých osôb   

zamestnanci prevádzkovateľa IS,

verejnosť.

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

KAMEROVÝ SYSTÉM MONITORUJÚCI PRIESTORY PRÍSTUPNÉ VEREJNOSTI

Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je monitorovanie priestorov prístupných verejnosti z dôvodu ochrany majetku a zdravia.

Právny základ

Oprávnený záujem v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je ochrana majetku a bezpečnosti prevádzkovateľa a dotknutých osôb

Kategórie príjemcov

Orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov,

Poisťovne

Policajný zbor

audítor, advokát

poverení zamestnanci

Lehoty na vymazanie os. Údajov

15 dní po dni v ktorom bol záznam vyhotovený

Kategórie dotknutých osôb   

fyzické osoby, ktoré vstúpili do priestorov prevádzkovateľa, ktoré sú prístupné verejnosti

samotná verejnosť

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

TESTOVANIE ZAMESTNANCOV NA OCHORENIE COVID-19

Účel spracúvania osobných údajov

Testovanie zamestnancov na ochorenie COVID-19 a monitorovanie priebehu ochorenia u pozitívne testovaných zamestnancov so zámerom prevádzkovateľa chrániť zdravie a život ostatných dotknutých osôb a eliminovať riziko nakazenia.

Právny základ

Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov, pričom dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

Kategórie príjemcov

Poverení zamestnanci,

Sprostredkovateľ – technik BOZP

Audítor, advokát

Lehoty na vymazanie os. údajov

Do okamihu, kedy zamestnancovi, ktorému vyšiel pozitívny test na COVID-19 vyjde opakovaný test s negatívnym výsledkom na COVID-19

Kategórie dotknutých osôb   

Fyzická osoba – zamestnanec, ktorá bola testovaná na ochorenie COVID-19

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania– Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov– Neuskutočňuje sa

SOCIÁLNE SIETE

Účel spracúvania osobných údajov

– účelom je propagácia (priamy i nepriamy marketing) a ponuka služieb Spoločnosti na sociálnych sieťach, komunikácia s užívateľmi, propagácia súťaží a sprievodných aktivít prostredníctvom sociálnych sietí, poskytovanie informácií širšej verejnosti

Právny základ

čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – OPRÁVNENÝ  ZÁUJEM

Oprávneným záujmom je:  vytvorenie oficiálneho profilu Spoločnosti na príslušnej sociálnej sieti (tzv. fanpage). Oprávneným  záujmom je propagácia (priamy i nepriamy marketing) a ponuka služieb Spoločnosti na sociálnych sieťach, komunikácia s užívateľmi, organizovanie súťaží a sprievodných aktivít prostredníctvom sociálnych sietí, poskytovanie informácií širšej verejnosti.

Sociálne siete

Prevádzkovateľ prevádzkuje nasledovné stránky na sociálnych sieťach:

– Facebook: https://www.facebook.com/

– instagram: https://www.instagram.com/

Kategórie príjemcov a osobných údajov
  • Údaje, ktoré ste pridali na našich stránkach na sociálnych sieťach sa zverejňujú prostredníctvom platformy sociálnej siete a nikdy ich nespracúvame ani nepoužívame na iný účel. Vyhradzujeme si však v prípade potreby právo vymazať obsah porušujúci právne predpisy, napr. príspevky porušujúce právne predpisy, nenávistné komentáre, vulgárne komentáre (napr. so sexuálnym obsahom) alebo prílohy(napr. obrázky alebo videá), ktoré porušujú autorské práva, práva duševného vlastníctva, trestnoprávne predpisy alebo etické zásady Spoločnosti.
  • Váš obsah môžeme zdieľať na našej stránke, ak ide o funkciu platformy sociálnej siete a komunikujeme s vami prostredníctvom platformy sociálnej siete. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia nakoľko sme spoločne účastníkom zmluvy sociálnej siete a prijali sme podmienky tejto služby. V niektorých prípadoch môžeme požiť aj oprávnený záujem čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia, ktorý je zdôvodnený záujmom Spoločnosti na rozvíjaní našich vzťahov s verejnosťou a komunikácii s Vami.
  • Pokiaľ ide o údaje, ktoré nám zašlete dôverne (napr. prostredníctvom funkcie súkromnej správy, listom alebo e-mailom), prenos týchto osobných údajov na tretiu stranu mimo spoločností FREEDOM Juniors, s. r. o. zásadne vylučujeme. Výnimočne môže dôjsť k spracúvaniu údajov prostredníctvom nami poverených sprostredkovateľov. Títo sú v každom jednotlivom prípade starostlivo vyberaní, pravidelne z našej strany kontrolovaní a zmluvne viazaní v súlade s čl. 28 Nariadenia. Okrem toho môže nastať situácia, že bude potrebné postúpiť váš podnet na nášho zmluvného partnera (napr. nášho dodávateľa v prípade požiadaviek týkajúcich sa špecifických produktov) za účelom jeho vybavenia. V týchto prípadoch bude váš podnet pred jeho postúpením anonymizovaný takým spôsobom, aby si tretia strana nemohla spojiť tento podnet s vašou osobou. Ak by bolo v konkrétnom prípade nevyhnutné postúpiť tretej strane aj vaše osobné údaje, budeme vás o tejto potrebe vopred informovať a požiadame vás o udelenie príslušného súhlasu.

Lehoty na vymazanie os. údajov

– Všetky osobné údaje, ktoré ste nám poskytli v súvislosti s Vaším podnetom zaslaným prostredníctvom priamej správy na našu stránku na sociálnej sieti, budú z našej strany najneskôr do 90 dní po tom, čo Vám bude odoslaná finálna odpoveď, vymazané resp. trvalo anonymizované (prostredníctvom vymazania všetkých Vašich identifikačných údajov).

Uchovávanie údajov 90 dní po zaslaní finálnej odpovede odzrkadľuje skutočnosť, že sa zriedkavo môže vyskytnúť prípad, kedy nás budete po obdržaní odpovede opätovne kontaktovať v tej istej záležitosti, pričom z našej strany bude potrebné, aby sme vedeli nadviazať na predchádzajúcu komunikáciu.

Všetky funkcionality sociálnej siete nespravujeme a neuchovávame my a preto napríklad všetky príspevky zverejnené na našej stránke na sociálnej sieti zostanú po neobmedzenú dobu na časovej osi, ak ich neodstránime z dôvodu aktualizácie základných tém, alebo z dôvodu ich rozporu s právnymi predpismi alebo našimi smernicami, alebo pokiaľ neodstránite príspevok sami.

Výmaz Vašich údajov samotným prevádzkovateľom sociálnej siete nevieme nijako ovplyvniť.

Dodatočne sa teda uplatňujú aj zásady ochrany osobných údajov príslušného prevádzkovateľa sociálnej siete.

Lehotu uchovávania v prípade Instagramu do času, keď už nie sú potrebné na poskytovanie služieb a produktov spoločnosti Facebooku, alebo pokým neodstránite svoj účet – podľa toho, čo nastane skôr – https://help.instagram.com/519522125107875

Kategórie dotknutých osôb   
  • Registrovaní prihlásení užívatelia, registrovaní neprihlásení užívatelia a neregistrovaní užívatelia

Prevádzkovateľ platformy sociálnej siete
  • Popri nás je samostatným prevádzkovateľom aj prevádzkovateľ príslušnej platformy sociálnej siete. V niektorých prípadoch vystupuje pre nás aj ako sprostredkovateľ v súlade s článkom 28 Nariadenia aby nám zabezpečil správu a fungovanie nášho konta na príslušnej sociálnej sieti. Pripomíname, že prevádzkovateľ sociálnej siete je aj samostatný prevádzkovateľ vykonávajúci spracúvanie osobných údajov, na ktoré však máme len obmedzený vplyv ale jeho podmienky ste akceptovali pri registrácii do danej sociálnej siete. V prípadoch, kedy môžeme ovplyvniť a určiť podmienky spracúvania osobných údajov, usilujeme sa v rámci možností poskytnutých nám zo strany prevádzkovateľa sociálnej siete o to, aby bolo spracúvanie osobných údajov realizované v súlade s príslušnými právnymi predpismi.
  • Ako bolo už uvedené, v prípadoch, kedy nám to poskytovateľ platformy sociálnej siete umožnil, dbáme na to, aby naše stránky na sociálnych sieťach boli v súlade s ochranou osobných údajov. Preto najmä nevykonávame na účel reklamy vymedzenie cieľových skupín na základe demografických, záujmových parametrov ani na základe informácií o polohe, a to ani v prípade ak by nám takéto údaje prevádzkovateľ sociálnej siete sprístupnil. Štatistiky, ktoré nám poskytuje prevádzkovateľ platformy sociálnej siete, môžeme ovplyvniť len v obmedzenej miere, ale nevieme ich vypnúť. Dbáme avšak na to, aby nám neboli poskytované žiadne dodatočné voliteľné štatistiky.

Informácia o existencii aizovaného rozhodovania vrátane profilovania – Neuskutočňuje sa

Cezhraničný prenos os. Údajov – OÚ pre sociálne siete Facebook a Instagram spracúva spoločnosť Facebook Ireland Ltd., 4 Námestie Grand Canal, prístav Grand Canal, Dublin 2, Írsko (ďalej len “Facebook“) tak, ako je to opísané v politike Facebooku na https://www.facebook.com/policy. Spoločnosť by chcela zdôrazniť, že v tomto prípade môžu byť údaje užívateľov spracúvané aj mimo Európsku úniu

EMAIL michaela.slobodova@freedomjuniors.eu

TEL. ČÍSLO 0908 456 226

V prípade záujmu o bližšie informácie ohľadom spracúvania OÚ, ako i v prípade žiadostí alebo uplatnení práv dotknutej osoby prosím kontaktujte kontaktnú osobu.